會務服務,有你想要了解的內容!

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  做好會務服務是非常重要的,這是會議得以正常進行且取得預期效果的保障,因此我們馬虎不得。接下來小編來爲大家解讀會務服務,這裏有你想要了解的內容,跟著小編一起來往下一探究竟吧!

  會務工作是會議正常進行和取得預期效果的重要保證。這裏,就會前、會中、會後應注重把握的幾個細節問題來詳細說明一下。

  “部署+檢查”,會前准備要充分

  會前准備工作是否充分,是決定會議能否成功的關鍵環節。

  一、方案要細

  會前准備工作要根據會議任務制定詳細的工作方案。一般要在大會秘書處成立秘書組、會務組、宣傳組、後勤組、安全保衛組等工作小組,將工作方案中的任務分解,逐一明確相關事項和環節的具體責任人,並列表印發,使各項任務職責分明、一目了然。

  二、落實要細

  會前准備工作具有很強的時限性,各工作小組要緊緊圍繞職責分工抓好落實。起草會議文件和落實與會人員,是會前准備的兩個關鍵要素。

  會議文件中的議程和日程安排涉及大會的主要任務和總體安排,是各組工作的指導性文件;重要講話稿是大會的重要文件;邀請出席列席人員、上**台人員、各組召集人名單等也是有明確要求的程序性文件。上述文件從起草到定稿要經過多次修改和討論,甚至定稿後還會受到各種變化因素的影響,應適當推遲印制時間。會議文件裝袋前,要對所有應發材料進行全面核實,確保資料齊全、次序不亂。落實與會人員要根據所在單位的不同,采用文字、短信、電報、傳真、電話等多種方式通知,確保及時准確、無遺漏;需要被通知單位反饋名單和提供有關材料的,要及時催辦、收集齊全。

  三、檢查要細

  這是落實方案、保證開好會議的重要一步。會前檢查可采用聽取彙報和現場檢查兩種方式。大會秘書處要根據計劃進度定期聽取各工作小組情況彙報,協調解決相關問題。會場布置是現場檢查的重點,從**台布置到座位安排,從話筒到碟片都要一一檢查,對落實不到位或銜接不夠的地方,要及時發現、及時督促、及時整改。

  “場內+場外”,會中運轉要有序

  會中是從會議簽到至會議結束時的這一段時間,可分爲場內服務和場外服務,涉及環節較多。場內服務工作主要是做好會議簽到、材料分發、引導入座、會議記錄、錄音、攝像、照相等;場外服務的食宿、安全、秩序、醫療、車輛等每個環節也是緊緊相連、密不可分的。如何做好場內場外各個環節的有機銜接,各項議程的有序運行,應注重把握三個細節。

  一、關鍵細節,指會務某項工作的核心環節

  如果該細節出現問題,整個會務效果就會大打折扣,甚至可能出現嚴重後果。因此,關鍵細節至關重要,來不得半點馬虎和疏忽。對待這些細節,要做到思想高度重視、時間重點安排、精力重點傾斜,確保萬無一失。比如大會選舉,清點人數是核心環節;大會夥食,食品安全是核心環節。由核心環節分解出來的細節就是關鍵細節,要投入足夠的精力和時間去關注它、做好它。

  二、銜接細節,指會務各個環節之間的對應聯系

  銜接工作涉及面廣,往往很難考慮周全,有的環節容易被忽略,如果銜接不好,也會影響全局。比如,上級領導機關臨時通知召開重要會議或部署緊急任務,需要相應調整某場會議的開會時間,這就要求相關的用餐時間以及工作人員到位時間等作相應的調整。又如,原定在**台就座的某位領導臨時不能參加會議,除了對**台座位進行調整外,還要對該領導承擔的任務(如頒獎、交接提案等)進行調整,不能顧此失彼。

  三、延伸細節,指會務工作中相對而言不怎麽顯現或不容易想到的細節

  它對整個會務沒有決定性的作用,但把握不好也可能影響局部,進而影響整個會議的效果。比如,會議分組討論地點,雖然場內設施布置完整,但遇周圍臨時施工非常嘈雜,影響與會者討論發言,也會讓大家不滿意。又如,有一年,我們在報到當晚的預備會前,把第二天的日程安排用短信群發給與會人員,由于字節較多,有的人分兩條收到,先打開的一條是“晚上自由活動”(實際上是第二天晚上的活動安排),讓個別與會同志誤認爲當晚的預備會不開了。本來是對會議通知細節的一種改進,但由于群發的時間段沒把握好,結果帶來了不必要的誤會。考慮延伸細節不能囿于會務和細節本身,要拓寬思路,放開去想,提前預測可能影響會議正常進行的各種因素。

  “收尾+總結”,會後工作要規範

  會後工作是保證會議達到預期目的的重要一環。需重點抓好三件事。

  一、會後服務

  在組織與會人員離會時,要詳細了解與會人員返回的日程和交通工具,協助購買機票、車票或提供其他服務等。對個別因工作需要還需暫留的人員,在食宿等方面要妥善安排。

  二、會後總結

  每次會議結束後,要及時對會務工作進行認真總結,對已有的會務工作流程、工作規則和服務指南等及時進行修訂、增補,使之更加科學、規範。要及時把會議文件、簡報、會議記錄、音像資料以及會務工作方案、服務指南等一整套原始資料收集齊全,按規定歸檔管理,形成盡可能完善的資料彙編,便于今後查閱使用。

  三、會後跟蹤

  對會議發言、討論形成的有關事項以及會議期間的領導批示件等的辦理情況進行跟蹤,確保會議審議的各項事項和任務落到實處。

  以上是小编为大家分享的有关會務服務的内容,希望可以对大家有所帮助。为了助力更多有需求的人了解,希望大家可以在受益的同时大力转发小编的文章,欢迎大家采纳!

2019年2月25日 10:54
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